Projektmanagement

 

Projektleitung:

Der Leadpartner übernimmt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung und Abwicklung des gesamten Projektes (Einhaltung der Vertragstermine und interner Zwischentermine). Weiterhin übernimmt er u.a. die Leitung der Steuerungsgruppe oder von Meetings. Er sorgt für die rechtzeitige Ausarbeitung und Übersendung aller erforderlichen Unterlagen, Informationen und Berichte. Der Leadpartner stellt die Veröffentlichung und den Informationsfluss in Verbindung mit der Projektdurchführung sicher und kümmert sich darum, dass alle Projektergebnisse der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Er stellt sicher, das alle für die Programmüberwachung, Kontrolle etc. erforderlichen Informationen dem Interreg-Sekretariat zur Verfügung gestellt werden.

Die Leitung vom AP 1 wird zusätzlich vom Leadpartner (BQL GmbH) übernommen. Auf dänischer Seite wird die stellv. Projektleitung aufgrund der mehrjährigen Erfahrung in der Durchführung von INTERREG Projekten vom MCS übernommen. Damit wird eine gemeinsame grenzüberschreitende Führung gesichert, es gibt einen Ansprechpartner auf dänischer Seite und bei Krankheit oder Abwesenheit der Projektleitung ist Ersatz gewährleistet, z.B. wird die Leitung der Steuerungsgruppe oder von Meetings übernommen.Siehe auch Organigramm in der Anlage.

Die Projektleitung steht allen teilnehmenden Personen beratend zur Seite und begleitet, je nach Bedarf, alle durchzuführenden Aktivitäten.

Steuerungsgruppe:

Jede Einrichtung benennt eine projektverantwortliche Person, die Mitglied der Steuerungsgruppe ist. Die Steuerungsgruppe trifft sich alle drei Monate. In der Steuerungsgruppe werden die Ergebnisse der Arbeitspakete zusammengetragen, evaluiert und gegebenenfalls Änderungen im Projektablauf vorgenommen. Die Ergebnisse der Steuerungsgruppentreffen werden protokolliert und den federführenden Personen der einzelnen Arbeitsgruppen sowie dem Leadpartner mitgeteilt. Die Steuerungsgruppentreffen finden wechselnd bei den Projektpartnern statt.

Arbeitspakete:

Das Projekt besteht aus 5 Arbeitspaketen. Zu jedem Arbeitspaket wird eine Arbeitsgruppe gebildet, die alle drei Monate ein Arbeitstreffen durchführt. Alle Einrichtungen, die an dem entsprechenden Arbeitspaket teilnehmen, entsenden mindestens einen Vertreter in die jeweilige Arbeitsgruppe. Jede Arbeitsgruppe hat einen federführenden Ansprechpartner, welcher die geplanten Aktivitäten koordiniert.

Leader meeting:

Die Teilnehmer sind Leiter der beteiligten Einrichtungen, Projektverantwortliche und Repräsentanten der Universitäten. Da die Leiter nicht an der alltäglichen Arbeit involviert sind, werden sie bei dem Treffen über den Fortschritt des Projekts informiert und können sich auf Leitungsebene austauschen. Zusätzlich bekommen sie Inspiration von anderen Einrichtungen und können über das Projekt JUMP informieren, wenn sie im Rahmen ihrer Arbeit andere Einrichtungen in der Projektregion aufsuchen.

3 Konferenzen:

Die Start-Veranstaltung (Kick-Off) dient sowohl der Vorbereitung des Projekts und Motivation, gibt einen Überblick über den geplanten Projektverlauf und findet sowohl im kleinen Kreis der Projektpartner statt als auch für eine interessierte Öffentlichkeit.

Das Mid Term meeting spricht die involvierten Mitarbeiter an und gibt eine Gelegenheit zum internen Austausch der Projektpartner und der Netzwerkpartner.

Final meeting (siehe Arbeitspaket 9.2).

Kooperation mit CPL:

Über das Projektmanagement unseres Projektes wird die Kooperation mit dem Projekt ”CPL” koordiniert.  Siehe auch Kooperationsvereinbarungen im Anhang

Berichts- und Evaluierungsprozesse

Regelmäßige gemeinsame interne Evaluierungen sollen als Unterstützungsprozesse institutionalisiert werden

Risiko- und Qualitätsmanagement

Die Einrichtungen tragen jeder für sich in allen Prozessen mit einem eigenen Qualitätsmanagement bei. Diese Prozesse werden laufend überprüft und in den Meetings der Steuerungsgruppe besprochen, um Konsens und Einverständnis zu schaffen.